Driver du butikk?

[Gjest Gründerpia]

Hvis du som jeg driver butikk, hvordan organiserer du deg?

Jeg driver en møbel/interiørbutikk. Jeg synes det til tider er vanskelig å holde styr på alt av ordre, registrering, fakturering og logistikk med varer ut og inn. Særlig vanskelig er det å huske på alt som skal sjekkes for kunder, som leveringstider, priser osv. fra leverandører. Noen ganger skal varer fraktes med fraktselskap eller budbil, noen ganger henter kundene selv. Noen skal ha varer fra flere leverandører på samme ordre. Det er mye å holde styr på.

Jeg bruker et enkelt faktureringsprogram til å registrere ordre og fakturere, ellers går det i huskelister og lapper med beskjeder. Hva gjør du ukentlig, daglig osv? Hva henter du inn av tjenester fra andre? Jeg trenger et system. Hva gjør du? Bruker du noe program eller regneark for å organisere alt, eller har du andre triks?

Tips mottas med takk!

Hilsen gründerpia som trenger litt hjelp.

[Gjest Gjest]

Jeg jobber som butikksjef i en kjedebutikk, og mye av rutinene er forsåvidt gitt av hovedkontoret. Jeg har satt opp en liste som henger på kontoret mitt som ser omtrent slik ut:

MANDAG:

-Gå igjennom timelistene for forrige uke - sende inn

-Kasseoppgjør for tors-fre-lør - sende inn sammen m. evt. fakturaer

-Bestille varer fra XX

ONSDAG:

-Bestille varer fra XXX

TORSDAG:

-Kasseoppgjør for man-tir-ons - sende inn sammen m. evt. fakturaer

-Bestille varer fra XX

Varemottak og fakturakontroll gjør jeg fortløpende.

Når det gjelder å huske ting jeg har lovet kunder å sjekke etc har jeg en bok jeg skriver ned etterhvert, og så blir det streket over når ting er gjort.

Kundebestillinger har vi en egen perm til, sortert etter leverandør. Nye kundebestillinger settes foran i permen, og når varen er bestilt flyttes den til riktig plass. Dette gjør det lettvint å sjekke om noe er kundebestilling når man får varer.

[Gjest Gründerpia]

Synes det er litt rart at det er så få som svarer her, trodde flere på kvinneguiden drev egen virksomhet.

Gjest over: Det høres ut som om systemet ditt virker. Du bruker kun manuelle (skriver for hånd) lister over tilbakemeldinger til kunder? Har du mange leverandører å forholde deg til, og må du selv holde styr på alt av inngående og utgående fakturaer, eller går det sentralt fra hovedkontor? Hva med regnskap?

Det er mulig at jeg har veldig mange henvendelser (og at det er litt mye for meg å håndtere, men som nyetablert i bransjen har jeg ikke råd til å ansette mange og dermed delegere) men jeg synes jeg drukner i lapper og papirer. Ofte har kunden spørsmål jeg må sende videre til en leverandør, og da må jeg ikke bare sende henvendelsen videre, men også følge opp. Hvis jeg har bestilt en frakt må den også følges opp, da min erfaring er at veldig mange ikke automatisk gjør den jobben de er hyret til. Hvordan prioritere og hvordan lage et vanntett system på oppfølginger? Når mitt svar til kunden er avhengig av andre så må jeg altså også følge opp at en leverandør faktisk svarer meg tidsnok (noe ikke alle gjør).

Fortsatt stumped her...