Oversikt over egne notater på jobb.

[Gjest Lea]

Jeg har så lett for å surre med notatene mine på jobb. Når det blir mange nok av dem, så glemmer jeg gjerne ting jeg skulle ha gjort og ender opp med store leteaksjoner og ekstra arbeid.

Ettersom jeg har mange arbeidsoppgaver/ansvarsområder som ikke alltid henger sammen, så blir jeg ofte avbrutt i det jeg holder på med. En av oppgavene mine er kundekontakt pr telefon og da noteres det heftig på en blokk. Og etter noen telefonsamtaler har jeg bladd litt og kladdet litt her og der.

Det som kladdes er egentlig ganske mye: Telefonnummer, e-postadresser, ordre, ting som skal sendes/leveres osv. Det er ikke alltid mulig å legge ordre inn i datasystemet der og da, selv om det selvsagt hadde vært best å få det inn på riktig plass med det samme.

Har blitt flink til å sende intern mail til kollegaer om det er beskjeder eller ting jeg skal delegere, så det er mine egne notater til meg selv om er problemet. Er ikke den som er mest konsentrert heller.

Er det noen som har et system på slike notater? Gjerne noe som ikke medfører papirbunker (de har jeg nok av fra før). Har prøvd å bruke outlook, men synes at det er ganske kronglete. Gule lapper fungerer slett ikke og det gjør tydeligvis ikke blokka mi heller.

Jeg er også avhengig av å ha ganske mye plass der jeg noterer ettersom det ofte noteres hele A4-sider.

[vixen]

notepad?

[Gjest Lea]

Tja.. kanskje?

Men jeg er redd for at det skal bli litt for lange (eller mange) dokumenter.

Ettersom det er flere kategorier blir det ofte ei eneste stor suppe av notater. Særlig når jeg til enhver tid har ørten dokumenter og programmer åpne på en og samme tid.

Noen som bruker Outlook til notater?

Hvordan gjør dere det i så fall?

Endret 14. september 2006 av Lea

[Skravla]

Jeg har en innbundet kladdebok. Når telefonen ringer, eller noen kommer innom så skriver jeg overskrift - navn, dato og klokkeslett som markeres med gul makeringspenn. Deretter skriver jeg notater, mailadr. tlf.nr etc. Når saken er ferdig eller overført til andre registre så haker jeg av den gule linjen. Fungerer kjempefint hos meg. Post-it eller blokker hvor ark kan rives av er overhode ikke en løsning. Da forsvinner de i alle bunkene og letejakt er tidstyveri.

[Gjest Lea]

Det hørstes ikke så dumt ut. Skal innrømme at jeg har gjort et og annet forsøk på noe lignende.

Bruker du en sånn bok med stiv perm, som ligner en bok?

Mine forsøk har stort sett vært med spiralblokk, men der er det altfor lett å rive ut sider eller noe sånt tull.

Egentlig bør jeg vel skrive dato om morgenen og samle dagens notater etter det. Notatene blir ofte gjort i full fart og overlapper hverandre på en måte. Da vet jeg gjerne at jeg skal sende en prisliste, men ikke til hvem.. ettersom det står 4 mailadresser/faxnummer på samme side.

Jeg innser at jeg må jobbe en del med meg selv også altså. Notatene sorterer ikke seg selv.

[Gjest Gjesta]

Har blitt flink til å sende intern mail til kollegaer om det er beskjeder eller ting jeg skal delegere, så det er mine egne notater til meg selv om er problemet. Er ikke den som er mest konsentrert heller.

←

Hva med å sende mail til deg sjøl?

Merk deretter mailene med passende flagg, overfør dem til Outlook osv.

Konkrete oppgaver er OK å føre i oppgavelista i Outlook, men det var det med tekstlengde da.

Har du headset til telefonen kan du skrive på tastaturet mens du sitter i telefonen og erstatte A4-blokka.

Sjøl kombinerer jeg dette med ei bok etter lignende modell som Skravla.

[Gjest Gjesta]

Det hørstes ikke så dumt ut. Skal innrømme at jeg har gjort et og annet forsøk på noe lignende.

Bruker du en sånn bok med stiv perm, som ligner en bok?

Mine forsøk har stort sett vært med spiralblokk, men der er det altfor lett å rive ut sider eller noe sånt tull.

Egentlig bør jeg vel skrive dato om morgenen og samle dagens notater etter det. Notatene blir ofte gjort i full fart og overlapper hverandre på en måte. Da vet jeg gjerne at jeg skal sende en prisliste, men ikke til hvem.. ettersom det står 4 mailadresser/faxnummer på samme side.

Jeg innser at jeg må jobbe en del med meg selv også altså. Notatene sorterer ikke seg selv.

←

Bruk ei bok med stiv perm, helst ikke større enn ca A5. Da er det lettvint å ta den med.

For hver runde med notater setter du strek, bokstavelig talt, for å skille notatene fra hverandre.

[Gjest Lea]

Mail er greit.. men jeg sliter med å store mengder mail også. Har funnet et greit system på inngående mail da. Merker av og flagger etter hvert.

Men jeg tror nok at jeg bør unngå å fulle opp mailboksen mer.

Har heller ikke headset, så jeg bør kanskje ønske meg det. Ikke bare lett å balansere telefonen mellom øre og skulder.

Det er tekstlengde som ofte blir problemet med oppgavelista, ja. Og det er dette som blir fryktelig kronglete og hindrer meg i å bruke den.

[Gjest Gjesta]

Du kan evt kombinere oppgaveliste og bok.

Nummerer sidene i boka, og skill notatene med streker.

I oppgavelista skriver du stikkord, f.eks navn på kontakten eller hva du konkret skal gjøre, og henviser til side 24 i boka di.

[Gjest Lea]

Takk for gode tips.

Jeg skal se om jeg finner en eller annen løsning ved hjelp av en innbundet notatbok og outlook.

[Gjest gjesta]

Anbefaler virkelig headsett med mikrofon. Det gjør jobben så mye lettere når man har begge hender fri.

Bruk en notatbok, stiv perm eller spiralperm. En sak på hver side. Papir koster ikke all verden.

[Gjest Lea]

Jeg skal prøve å skrike meg til et headset, for det burde jeg virkelig ha. Og det er riktig at papir ikke koster alle verden. Bare så lett å glemme

[Krista83]

Du kan bruke excel til dette. Lag en mal, med nokså store "ruter" slik at du får inn all informasjonen.

Så kan du ha flere ark på samme dokument, kanskje ett ark for hver ting. Så lagrer du de etter dag???

[Gjest Lea]

Problemet med excel er tekstflyt.

Jeg er av den oppfatning at programmet ikke er laget for tekst, (annet enn lister og sånt som skal stå i celler eller som skal sorteres).

Det beste er nok om jeg klarer å få til et system med papir og penn. Da har jeg muligheten til å ta det med meg på møter og når jeg er på andre steder enn ved pulten min. Og når jeg tenker meg om, så er det ofte slik at jeg ikke sitter på plass og i stedet løper rundt med en bærbar telefon.

[Gjest Turi]

Bruker også innbundet A4-bok, kombinert med skrivebordsunderlag med løse ark som jeg river av etterhvert. Der går telefonnummer etc. inn i et svare kaos, men borte blir de ikke. I boka har jeg små plast-postitlapper (sånne som vi brukte i lovsamlingen på skolen); røde for styresaker, grønne for leverandører, blå for egne ansatte osv. med dato på. Utropstegn på linjen markerer oppgaver som skal løses inne i lange notater.

Works for me

[Gjest Gjesta]

Jeg bruker også bok og passer på å skrive dato over. Guler ut viktige ting, setter evt en post it lapp for å merke av. Oppsummerer så en gang i blandt for at det ikke skal drukne i ting jeg ikke lenger må huske på.

Nå har nok jeg en helt annen jobb enn deg. Men det jeg bruker Outlook mest til er som huskeverktøy. Skal jeg ha dokumenter eller lignende ferdig legger jeg de enten i kalenderen eller på tasks med en reminder som dukker opp et par dager i forveien. Helt avhengig av remindere ellers blir det gjerne borte for meg...

[Skravla]

Bruk ei bok med stiv perm, helst ikke større enn ca A5. Da er det lettvint å ta den med.

For hver runde med notater setter du strek, bokstavelig talt, for å skille notatene fra hverandre.

←

Det er en slik bok jeg har. På ettermiddagen eller tidlig neste morgen kan oppgaver som tar lengre tid eller skal følges opp senere legges i Oppgaver på PC (outlook eller annen type mail-system).

Dessuten er headsett absolutt nødvendig. Tenk på belastningen på nakke/skulder når du må bruke hendene til noe annet.

Endret 15. september 2006 av Skravla

[Gjest Lea]

Glemte jo helt å sutre meg til headset i dag.

Jeg har funnet en løsning som kanskje fungerer. Vi har ikke innbundne bøker på kontoret, så jeg har rappet til meg tre spiralblokker og merket dem slik at de tilhører forskjellige arbeidsoppgaver. Da blir det litt lettere å holde styr på notatene i alle fall. Det er hyll i arkene, så planen er å sette viktige og langsiktige notater inn i ringperm etter hvert.

I alle fall har jeg klart å begynne dagen med å sette inn dato.

Vi satser på at dette fungerer inntil videre.