Hvordan håndtere ineffektive/ trege medarbeidere?

[AnonymBruker]

Jeg er ganske fersk som mellomleder, og merker at jeg har problemer med å delegere rett arbeidsmengde da enkelte medarbeidere rett og slett er veldig langsomme. Skal de lære noe nytt, så må det samme gjentas mer enn fem ganger, og likevel går det ikke inn.

En del av oppgavene har jeg selv sittet med/ og gjør ved fravær innimellom. Faktum er at jeg får unna 3-4 ganger så mye på en dag som noen av de jeg er leder for. Og det uten at jeg stresser eller noe. 
 

Hvordan gå frem for å øke effektiviteten hos de ansatte? De har fått grundig opplæring, så det handler ikke om mangel på kunnskap. Et annet problem er at ingen løser et eneste nyoppstått problem på egenhånd. Alt som avviker det minste fra standard må jeg bistå med. Er det normalt med så hjelpesløse ansatte eller har jeg bare vært uheldig med de jeg har ansvar for..?

Anonymkode: 52e15...28c

[AnonymBruker]

Helt normalt.

Også vanlig at de glemmer det man har sagt, ikke husker det man gjør hver dag/uke/måned, påstår de aldri har fått opplæring i ting etc etc.

Dette er en av utfordringene med å være mellomleder. De vil ikke jobbe hurtigere eller mer effektivt. Man kan lære dem teknikker, men de lar være å bruke dem fordi de ikke "får det til".

Anonymkode: 44946...a3a

[h/k]

Lag arbeidslister, sett datoer for ferdigstillelse av oppgaver, ha møter for å avdekke hvor de ansatte synes oppgaven stopper opp. Er alle ansatte så håpløse eller er det du som mellomleder som er problemet? Er oppgavene fordelt fornuftig og føler de ansatte mestring?  

[AnonymBruker]

Hvordan har de fått opplæring? Kanskje opplæringen ikke var tilpasset deres behov? Folk lærer på ulike måter. Noen lærer best når de ser ting visuelt, andre trenger det skriftlig, noen må ha demoer, osv. 

De bør ha informasjonen tilgjengelig skriftlig, så de selv kan slå det opp. 

Du bør også spørre hva det er de synes er vanskelig med det. Om de spør gjentatte ganger, må du spørre deg selv hvorfor. Hva er det som er galt med måten informasjonen har blitt formidlet på? 

Det kan også være kultur som henger igjen fra en tidligere leder. Noen ledere misliker intenst at de ansatte viser initiativ, og vil detaljstyre alt. Om disse "undersåttene" dine tidligere har blitt møtt med kjeft og negativitet om de gjør ting uten at det helt nøyaktig slik tidligere leder har sagt, så kan det henge igjen og de er nå redd for å gjøre noe fordi det har ført til negative reaksjoner før. 
 

Anonymkode: 0bb22...89c

[AnonymBruker]

h/k skrev (2 minutter siden):

Lag arbeidslister, sett datoer for ferdigstillelse av oppgaver, ha møter for å avdekke hvor de ansatte synes oppgaven stopper opp. Er alle ansatte så håpløse eller er det du som mellomleder som er problemet? Er oppgavene fordelt fornuftig og føler de ansatte mestring?  

Jeg jobber i it-bransjen, og der er det vanlig med daglige stand-up-møter, hvor vi går gjennom status på alle oppgaver. Så da plukker man jo opp om noen stopper opp, får avdekket hva er problemet, hva trenger de for å komme videre, osv. 

 

Anonymkode: 0bb22...89c

[AnonymBruker]

Jeg synes forøvrig du bør jobbe litt med holdningen din. Å kalle dine ansatte "Hjelpeløse" er ikke ok. Det er lite sannsynlig at alle er helt håpløse: om virkelig alle sliter, er det et tegn på at det er noe galt med lederen/bedriften, ikke alle de ansatte. 

Som det sies: Om du synes alle er rævhåll, er det mest sannsynlig du som er rævhållet.. 

Jeg har vært ansatt i en bedrift hvor det rett og slett var forferdelig å jobbe pga dårlig ledelse, og altså, da blir man ikke effektiv. 

Anonymkode: 0bb22...89c

[AnonymBruker]

Som andre foreslår, dersom ting ikke gjøres må du lage lister over oppgaver, delegere ut fra det, følge opp og ta et møte iblant (ikke overbruk møter - det stjeler alles tid) der dere ser hva som gjør at ting stopper opp og finne frem løsninger. Det finnes mange prosjektstyringsverktøyer som er egnet til formålet. 

Iblant må man også tørre å være litt streng som mellomleder. Er det enkelte som virkelig ikke fungerer og overhodet ikke får gjort sine jobber selv om man følger opp som foreslått i første avsnitt, så må man ta en prat om det, og etter hvert vurdere å gi advarsel. 

Anonymkode: d10ee...19d

[AprilLudgate]

Før man tar samtalen om «du er ineffektiv» må du ha noe konkret å vise til.

Som for eksempel at vedkommende sjeldent når frister.

En annen ting er at du må være sikker på du ser hele bildet. Går oppgavene tregt fordi de er pålagt en del andre oppgaver du ikke ser?

Leverer de langsiktig bedre resultater enn deg? Osv.

Som fersk mellomleder hadde jeg tråkket litt forsiktig i den salaten. 
 

Husker godt en samtale med en ny leder som ikke hadde noen anelse om hva jeg gjorde, og jeg skjønte før møtet at han hadde som utgangspunkt å legge flere oppgaver på meg.

Når jeg da stilte forberedt og listet opp alt jeg har ansvar for, og omtrentlig årsverk det utgjør satt han bare sånn «ah ok, det var mye». 
 

Så få en oversikt og forsøk systemer FØR du hevder ineffektivitet. 

[AnonymBruker]

De ansatte har fått opplæring og det finnes maler for de aller fleste arbeidsoppgaver. De har konkrete arbeidsområder og vet hva de har ansvar for. Vi har også ukentlige møter der vi går gjennom hva som skal skje, og delegerer oppgaver som ikke allerede er faste. Vil legge til at jeg har vært i rollen i et halvt år, og i selskapet i flere år. Jeg har god oversikt over hva som gjøres, men er ganske fersk i rollen til å lede dem. 

Det gjelder ikke alle ansatte, men det er noen jeg virkelig ikke vet hvordan jeg skal forbedre. Mange av oppgavene er enkle, tekniske oppgaver. Det er liksom ikke sånn at jeg kan fortelle dem et eventyr for at de skal huske dem. Det står også nøyaktig beskrivende instrukser, men noen spør likevel (bruker av andres tid, istedet for å gidde og lese hva som står beskrevet). Hvordan kan jeg da møte de når de spør for tiende gang om den samme tingen? Når de bruker 1 time på en oppgave jeg bruker 15 minutter på? Og selv når de jobber så langsomt oppdager jeg rene slurvefeil ved stikkprøver?

Hadde regnet med de svarene jeg får fra en del her; selvsagt at det alltid er sjefen som er problemet. 
 

 

Anonymkode: 52e15...28c

[AnonymBruker]

Kan det være at du og de er uenige om nettopp dette? Ikke alle ønsker å være "effektive" "fremoverlent" "fleksibel" Folk har lyst å gjøre jobben sin i ro og fred og i det tempoet de trenger. Det er viktig for deg som mellomleder å vite. Hvis du presser på for mye, kommer de bare til å bli sykemeldt og det gagner ingen, værst for deg kanskje, for da får du mer ansvar og press på deg. La de lære i sitt tempo, la de prøve i sitt tempo og la de jobbe i sitt tempo. Dere har ansatt de der og dere vet hva dere får/har med å gjøre.

Alle som skal være så jævla effektive i dag. Vi er MENNESKER ikke ROBOTER.

Anonymkode: 29e49...230

[pressplay]

Hvilken type bransje er dette?

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (1 time siden):

De ansatte har fått opplæring og det finnes maler for de aller fleste arbeidsoppgaver. De har konkrete arbeidsområder og vet hva de har ansvar for. Vi har også ukentlige møter der vi går gjennom hva som skal skje, og delegerer oppgaver som ikke allerede er faste. Vil legge til at jeg har vært i rollen i et halvt år, og i selskapet i flere år. Jeg har god oversikt over hva som gjøres, men er ganske fersk i rollen til å lede dem. 

Det gjelder ikke alle ansatte, men det er noen jeg virkelig ikke vet hvordan jeg skal forbedre. Mange av oppgavene er enkle, tekniske oppgaver. Det er liksom ikke sånn at jeg kan fortelle dem et eventyr for at de skal huske dem. Det står også nøyaktig beskrivende instrukser, men noen spør likevel (bruker av andres tid, istedet for å gidde og lese hva som står beskrevet). Hvordan kan jeg da møte de når de spør for tiende gang om den samme tingen? Når de bruker 1 time på en oppgave jeg bruker 15 minutter på? Og selv når de jobber så langsomt oppdager jeg rene slurvefeil ved stikkprøver?

Hadde regnet med de svarene jeg får fra en del her; selvsagt at det alltid er sjefen som er problemet. 
Anonymkode: 52e15...28c

Du har sikkert høyere lønn enn dem. Skjønner godt at de ikke vil jobbe like fort og mye som deg da. Dessuten så har su en elendig holdning til de du er leder for. Du bør gå i deg selv. 

Anonymkode: febf0...da3

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (1 time siden):

De ansatte har fått opplæring og det finnes maler for de aller fleste arbeidsoppgaver. De har konkrete arbeidsområder og vet hva de har ansvar for. Vi har også ukentlige møter der vi går gjennom hva som skal skje, og delegerer oppgaver som ikke allerede er faste. Vil legge til at jeg har vært i rollen i et halvt år, og i selskapet i flere år. Jeg har god oversikt over hva som gjøres, men er ganske fersk i rollen til å lede dem. 

Det gjelder ikke alle ansatte, men det er noen jeg virkelig ikke vet hvordan jeg skal forbedre. Mange av oppgavene er enkle, tekniske oppgaver. Det er liksom ikke sånn at jeg kan fortelle dem et eventyr for at de skal huske dem. Det står også nøyaktig beskrivende instrukser, men noen spør likevel (bruker av andres tid, istedet for å gidde og lese hva som står beskrevet). Hvordan kan jeg da møte de når de spør for tiende gang om den samme tingen? Når de bruker 1 time på en oppgave jeg bruker 15 minutter på? Og selv når de jobber så langsomt oppdager jeg rene slurvefeil ved stikkprøver?

Hadde regnet med de svarene jeg får fra en del her; selvsagt at det alltid er sjefen som er problemet. 
 

 

Anonymkode: 52e15...28c

Igjen: jeg synes du bør jobbe med egen holdning. Her blir du defensiv, og generaliserende, igjen. 

OFTE er det sjefen som er problemet, og om alle/veldig mange av de ansatte har de samme problemene, så er det faktisk mest sannsynlig at det er et ledelses/organisasjonsproblem. 

Du utviser en dårlig holdning når du automatisk hopper på at "de ansatte er late og hjelpeløse". 

Jeg antar dere har medarbeidersamtaler? Da kan du spørre direkte. Du kan også kalle inn til uformelle møter med medarbeidere for å gå i dialog om det er noe du finner problematisk. 

Og det du må gjøre da, er å være åpen og nysgjerrig. Ikke forhåndsømmende og defensiv, og gå inn med holdningen at det er den ansatte det er noe galt med. 

"Jeg har lagt merke til at du gjentatte ganger spør om hjelp til denne tingen her. Synes du den skriftlige instruksen ikke er god nok? Hva trenger du for å komme videre? Er det noe vi kan gjøre?", osv, ikke "Du jobber for sakte! Du må slutte å spørre om den samme tingen om og om igjen" (altså, om personen spør om og om og om igjen om den samme tingen, så tyder det på at det faktisk ER noe galt med måten tingen er forklart på, eller en vaghet elle rusikkerhet som gjør at personen spør..)

Stikkordene er nysgjerrighet, åpenhet, og medmenneskelighet. 

Anonymkode: 0bb22...89c

[AnonymBruker]

- Gi ny opplæring

- Ha en samtale der du avklarer dine forventninger og der de får komme med sine forventninger. Dette er viktig. De har gjerne helt andre forventninger enn det du som leder har.

- La de få gjøre oppgavene 

- Ha oppfølgingssamtaler der dere går igjennom hvordan det har gått, hva må vi øve mer på, hva var enkelt, hva var vanskelig, hvorfor var er vanskelig, hvordan kan vi bli bedre? Osv

- Gjennomfør det dere har blitt enige om

- Nye oppfølgningsamtaler

- Funker ikke dette så hadde jeg vurdert advarsler. 

Anonymkode: 65121...872

[AnonymBruker]

Kanskje du må begynne med måltall? 

Avdelingen får inn X forespørsler om å utføre Y arbeidsoppgaver. Hvor mange X skal hver medarbeider gjøre per uke? Osv. 

Involver medarbeidere i prosessen. Bruk belønning når måltall nås. 

Anonymkode: 733ae...d88

[AnonymBruker]

Det virker rart om alle er så trege og håpløse som du påstår. På alle arbeidsplasser jeg har jobbet så har det alltid vært noen som er ineffektive eller trege, men også mange som ikke er det. De som ikke er det må ofte ta mer enn de andre, men sånn er det jo bare. 

Om alle er trege og ineffektive så virker det rart. Har de fått opplæring etter at du begynte? Hvis ikke så kan det kanskje gå an å gå gjennom ting igjen. Hva er årsakene til at de er trege? Om de jobber ineffektivt så kan du kanskje vise litt hvordan det kan gjøres mer effektivt? Hvis de surrer med mye annet så kan du kanskje innføre faste pauser eller noe? Noen er jo litt sånn "skal bare ditt og datt" og så skal de skravle, på do, hente noe osv. 

Jeg synes også at det er rart om ting må gjentas så mange ganger. Mulig du da må se på hvordan du gjør opplæringen. Kanskje ting blir forklart på en veldig vanskelig og omstendelig måte? 

Ellers så er det langt fra sikkert at de er vant til å kunne ha noe særlig medbestemmelsesrett og at andre ledere ikke har latt de ansatte finne ut av ting selv. 

Jeg er også enig i at å kommunisere med dem, spørre og være nysgjerrig er veien å gå her for å finne litt ut av hva som er problemet. Ikke kjeft, nedlatende ordbruk eller å overkjøre dem. Det er noe som ikke akkurat skaper et godt arbeidsmiljø. 

Anonymkode: 1ef43...f17

[AnonymBruker]

Jeg er muligens en slik ansatt du sikter til. Dvs jeg er ikke særlig tunglært, men jobber sakte for jeg er ekstremt nøyaktig. Går det for fort er det enklere å gjøre feil. Jeg liker å gjøre det riktig første gangen, da det er mer tidkrevende å rette opp i feil i ettertid.

Det hender også jeg jobber ekstra tregt på pur trass. Jeg er den med lavest lønn i avdelingen. Når de betaler minimum lønn antar jeg det forventes minimum innsats. Eller?! Det er nok stress til i morgen og overimorgen også. 

Anonymkode: 3c7c4...ce0

[AnonymBruker]

Jeg er også mellomleder. Vi håndterer det ved å forsøke å få det potensialet de har ut av dem - vi kan ikke true dem til å bli mer effektiv, så da får vi prøve finne ut hvor de er best i stede.

Anonymkode: c0639...308

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (8 minutter siden):

Jeg er muligens en slik ansatt du sikter til. Dvs jeg er ikke særlig tunglært, men jobber sakte for jeg er ekstremt nøyaktig. Går det for fort er det enklere å gjøre feil. Jeg liker å gjøre det riktig første gangen, da det er mer tidkrevende å rette opp i feil i ettertid.

Det hender også jeg jobber ekstra tregt på pur trass. Jeg er den med lavest lønn i avdelingen. Når de betaler minimum lønn antar jeg det forventes minimum innsats. Eller?! Det er nok stress til i morgen og overimorgen også. 

Anonymkode: 3c7c4...ce0

Hva med å begynne i riktig ende? Hvorfor skal arbeidsgiver ville øke lønnen din dersom du ikke gidder å prestere? 

Anonymkode: 52e15...28c

[AnonymBruker]

Det er din jobb å få frem det beste i hver medarbeider. Du sier lite om oppgavene, men er det feks noe som kan gjøres på hjemmekontor? Mange som blir mer effektive der, eller på eget kontor. Spesielt introverte. Og en del ekstroverte også, som bruker tiden til prating hvis de er tilstede på kontoret/landskapet. Men i en større gruppe mennesker er det aldri til å unngå at noen jobber mer effektivt enn andre.  Og det blir ikke bedre av å kalle de andre trege. 

Anonymkode: 45482...b4f