Tidsplanlegging og struktur i kontorjobb

[AnonymBruker]

Herlighet, føler hjernen min er grøt! Strevde med dette under studiene også, men da var det i det minste forelesninger, innleveringsfrister og eksamen som satte litt struktur på ting.

Nå jobber jeg på kontor stort sett og jeg føler alt flyter😅 Hopper fra oppgave til oppgave og fullfører ingen av dem, føles det som. Ofte ting jeg trenger innspill fra andre på så jeg sender en epost og så hører jeg ikke noe og da glemmer jeg det🤦‍♀️

Dere som har mye frihet i kontorjobben, hvordan strukturerer dere arbeidshverdagen? Hvilke verktøy bruker dere? Hvordan prioriterer dere oppgaver?

Anonymkode: 57d8a...292

[AnonymBruker]

Lister! På alt som skal gjøres og alt som må huskes på. Og prioriteringer! Har dere et system som kan brukes så er det gull verdt, om ikke så bruk excel. Ikke hopp mellom oppgaver. Start uken med å se på hva du skal gjøre, sett opp dette etter prioritert rekkefølge ig fullfør!

Anonymkode: 232bd...3e5

[AnonymBruker]

Det finnes ørten verktøy du kan bruke for å holde styr på arbeidsoppgaver. De fleste jobber krever at man må bytte mellom oppgaver, vente på svar og tilbakemeldinger, osv. 

Jeg bruker mye Trello til å holde styr på oppgaver. Todoist har også greie prosjektløsninger. 

I tillegg bruker jeg Onenote en del, oppretter en side for hver oppgave jeg har, og skriver en todo-liste, hva jeg har gjort, hva jeg må gjøre for å komme videre, hva som blokkerer meg, osv. 

Anonymkode: 3ce0b...605

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (1 time siden):

Lister! På alt som skal gjøres og alt som må huskes på. Og prioriteringer! Har dere et system som kan brukes så er det gull verdt, om ikke så bruk excel. Ikke hopp mellom oppgaver. Start uken med å se på hva du skal gjøre, sett opp dette etter prioritert rekkefølge ig fullfør!

Anonymkode: 232bd...3e5

Hvordan bruker du excel til det?

Skriver en del lister men sliter med å fullføre dem. Men ja, bør legge en plan på mandag hva som skal gjøres den uka.

AnonymBruker skrev (19 minutter siden):

Det finnes ørten verktøy du kan bruke for å holde styr på arbeidsoppgaver. De fleste jobber krever at man må bytte mellom oppgaver, vente på svar og tilbakemeldinger, osv. 

Jeg bruker mye Trello til å holde styr på oppgaver. Todoist har også greie prosjektløsninger. 

I tillegg bruker jeg Onenote en del, oppretter en side for hver oppgave jeg har, og skriver en todo-liste, hva jeg har gjort, hva jeg må gjøre for å komme videre, hva som blokkerer meg, osv. 

Anonymkode: 3ce0b...605

Ja, det er jo helt vanlig og må forventes. Jeg har så lett for å hoppe på en ny oppgave og noe som haster mer, så blir det jeg holdt på med liggende og er vanskeligere å ta opp igjen. Huff, jeg høres sikkert helt evneveik ut😅 

Er Trello og Todoist betalløsninger? Dekker du det selv eller får du det av jobben?

Det høres lurt ut med Onenote. Per oppgave, er det per ansvarsområde liksom eller for hver eneste oppgave? Også arkiverer du når det er ferdig? Litt frekt å spørre men kunne du delt en skjermdump av hvordan du gjør det?🙏 

Anonymkode: 57d8a...292

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (3 minutter siden):

Hvordan bruker du excel til det?

Skriver en del lister men sliter med å fullføre dem. Men ja, bør legge en plan på mandag hva som skal gjøres den uka.

Ja, det er jo helt vanlig og må forventes. Jeg har så lett for å hoppe på en ny oppgave og noe som haster mer, så blir det jeg holdt på med liggende og er vanskeligere å ta opp igjen. Huff, jeg høres sikkert helt evneveik ut😅 

Er Trello og Todoist betalløsninger? Dekker du det selv eller får du det av jobben?

Det høres lurt ut med Onenote. Per oppgave, er det per ansvarsområde liksom eller for hver eneste oppgave? Også arkiverer du når det er ferdig? Litt frekt å spørre men kunne du delt en skjermdump av hvordan du gjør det?🙏 

Anonymkode: 57d8a...292

Både trello og todoist har gratisfunksjoner og ekstra ting du må betale for. Jeg bruker bare gratisfunksjonene. 

Jeg lager en side i onenote pr oppgave. Jeg kan ikke legge skjermdump av det, det ville være ulovlig mtp jobben. Men jeg har laget en gruppe som heter Aktiv (som er de sakene jeg aktivt jobber med nå), en som heter Avventer (hvor jeg avventer svar fra andre o.l.), og en som heter Ferdig (hvor jeg legger saker jeg er ferdig med). Så lager jeg en ny side for hver nye sak jeg jobber med. 

Anonymkode: 3ce0b...605

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (39 minutter siden):

Både trello og todoist har gratisfunksjoner og ekstra ting du må betale for. Jeg bruker bare gratisfunksjonene. 

Jeg lager en side i onenote pr oppgave. Jeg kan ikke legge skjermdump av det, det ville være ulovlig mtp jobben. Men jeg har laget en gruppe som heter Aktiv (som er de sakene jeg aktivt jobber med nå), en som heter Avventer (hvor jeg avventer svar fra andre o.l.), og en som heter Ferdig (hvor jeg legger saker jeg er ferdig med). Så lager jeg en ny side for hver nye sak jeg jobber med. 

Anonymkode: 3ce0b...605

Takk så mye for svar! Mente såklart uten identifiserende detaljer. Men forklaringen gir mening, takk skal du ha 

Anonymkode: 57d8a...292

[AnonymBruker]

Jeg har lastet ned notes til PCen, samme som klistrelapper. Der skriver jeg alle tingene jeg må gjøre. Jeg skriver ut fra kategorier på oppgaver og deretter prioritet. Det medfører at jeg kan veksle litt mellom større energikrevende oppgaver og mindre brev etc som må fattes (når jeg har behov for noe mer hjernedødt). Begynner ofte med en "hjernedød" oppgave starten av dagen. Det er også fint å begynne med en større oppgave utover dagen som jeg ikke blir ferdig med, fordi da er "terskel" for å starte helt fra starten mindre. Dvs at jeg da har noen delmål inni som jeg skal gjøre (jeg skriver mye rapport så ofte kan jeg sitte å legge inn hvor opplysninger kommer fra etc men selve innholdet venter jeg med). 

Hver eneste morgen tenker jeg ut og  setter jeg helt konkrete mål på hva jeg skal gjøre eks skrive ferdig x rapport. Hvis det viste seg å være litt for stor oppgave er det første oppgaven dagen etter. 

 

Anonymkode: 52cbd...8af

[AnonymBruker]

Jeg gjør ting litt annerledes enn de andre her. Jeg skriver en slags dagbok. Bruker bare vanlig Word.
På mandag starter jeg dagen med å skrive ned hva som må gjøres den uken. På fredager går jeg som regel gjennom uken som har gått og sjekker at jeg har fått gjort alt jeg skulle og flytter evt. oppgaver til neste uke. Men innen mandag morgen er det kommer en haug med mailer og nye ting jeg må følge opp, så er alltid ting som må legges inn da. 
Hver ettermiddag skriver jeg ned hva jeg har gjort, og flytter oppgaver fra Må gjøres til Fullført.
Liker å skrive ned hva jeg har gjort hver dag for da er det lettere å se progresjon, ellers kan jeg føle at jeg bruker mye av dagen på "ingenting", mens når jeg skriver ned "Onsdag: Sendt brev til X, printet ut rapport og levert til Y, telefon fra Z" osv synes jeg det blir tydeligere at jeg faktisk har gjort noe den dagen. 

Anonymkode: b1291...c79

[AnonymBruker]

Jeg har en skrivebok hvor jeg skriver oppgaver etter hvert som de kommer inn. Jeg bruker tusj og markerer når oppgaven er ferdig. Rekker jeg ikke alle oppgavene den uka føres de til neste uke og blir da stående øverfor på den nye uka.

Anonymkode: 96372...500

[AnonymBruker]

Trenger du å legge inn frister så kan du legge det inn i en kalender, jeg bruker outlook sin kalender. Feks møte kl 10-11 mandag 11.08, frist for innlevering av rapport kl 08.00 onsdag 12.12, osv.

Jeg lager også liste på excel der jeg har fargekoder på saker feks orange betyr "vent/pause", blå betyr "ferdig", gul betyr "ny sak" osv. Altså saken har et nr. og er feks orange i boksen sin. 

Anonymkode: f9003...38a

[AnonymBruker]

I outlook finnes det et notatverktøy, jeg legger inn gjøremålene mine der. Svært viktige ting legger jeg som påminner i outlookkalenderen. 

Som leder råder jeg deg til ikke å ha for mange baller i luften. Prioriter en oppgave, og ferdigstill den. Så langt det lar seg gjøre, unngå å holde på med mange ting samtidig. Det fører ofte til at oppgaven ikke ferdigstilles og man stresser seg selv. 

Videre, bli god på prioriteringer. Det viktiste først, la resten ligge til det blir roligere. 

Prioritet og strukturering av arbeidsoppgaver er noe av det viktigste du kan gjøre for deg selv. Mange sliter med prioriteten, dersom du føler du er overarbeidet skal du ikke være redd for å la dine minst viktige oppgaver ligge. 

Anonymkode: b386c...980