Spørsmål til deg som jobber som saksbehandler – tid til å svare på e-post

[AnonymBruker]

Dere som jobber som saksbehandler og både sitter på kontor (evt. hjemmekontor) og må ut på befaring/kundemøter/brukermøter e.l., hvor mye tid har dere til å svare på e-poster? Rekker dere å svare på de fleste av dagens innkomne e-poster, eller er det vanskelig å få tid til det innimellom alt? Lytter lederen deres hvis dere sier at dere har for mye å gjøre og dere ikke rekker over alt, eller er det ditt ansvar å få tid til å svare på innkomne e-poster? 

Anonymkode: 4e6b1...08c

[AnonymBruker]

Helt ærlig er e-poster noe jeg gjerne svarer på mens jeg sitter i møter/i telefonsamtaler/prater med kolleger. Det er forventet at vi skal svare relativt raskt. Jeg prøver å leve opp til dette, men det er ikke bestandig like lett. Noen henvendelser tar selvfølgelig også mer tid å besvare enn andre. Jeg opplever egentlig at jeg får unna spørsmål o.l. ganske kjapt, men at ting som "bare" skal leses ligger alt for lenge i innboksen..

Anonymkode: a24ad...1bc

[AnonymBruker]

Jeg får ikke så mye e-poster. Får stort sett meldinger via saksbehandlingssystemet, og det svarer jeg innen rimelig tid. Svarer sjelden samme dag. Behandler alt jeg får inn innen tre uker, som regel innenfor en uke. 

Anonymkode: dc7ec...39b

[AnonymBruker]

Jeg fikk svart, men leder og direktør lyttet konsekvent ALDRI på hvorvidt folk hadde alt for stor belastning. 

Anonymkode: faabc...bd8

[Baktusen]

Besvarer somregel e-poster samme dag, mitt ansvar. Min leder har aldri blandet seg inn i det.
Blir somregel besvart under møter, lunsj på hjemmekontor eller annet. Ikke noe som har særlig tid i det hele tatt.

[AnonymBruker]

Takk for svar. 

Grunnen til at jeg spør er fordi en kollega av meg nesten aldri svarer på e-post. Vi jobber på ulike avdelinger og har ikke samme leder, men det er meningen at vi skal samarbeide en del. Jeg synes det er ryddigst å ta ting på e-post, da er det lett å finne tilbake til informasjon og ting blir ikke bare glemt. Det er også det jeg opplever som mest effektivt og tidsbesparende.
Men hun liker ikke å bruke e-post og vil helst ta alt muntlig. Jeg opplever at mye tid spilles på å ta ting muntlig, det er for eksempel mye gjentagelser, "hvordan var det med det og det igjen?", eller hun "skal bare" hente en kaffekopp før vi begynner møtet eller hun "skal bare" finne frem noe. 
Jeg har foreslått at vi tar et møte når vi begynner å jobbe med en ny sak men at vi ellers tar ting på e-post med mindre det dukker opp større problemer. Hun er ikke enig og vil ikke kommunisere på e-post. Hun gidder ikke svare meg på e-poster, og når jeg muntlig henviser til noe i en e-post sier hun at hun ikke ar lest den. Hun skylder på at hun ikke har tid til å lese e-poster. 

Jeg vet ikke hvordan det er å være i hennes sko, for alt jeg vet har hun faktisk altfor mange oppgaver og for lite tid til å lese e-poster. Men da mener jeg at det er hennes ansvar å enten rydde tid eller å snakke med leder for å fordele arbeidsoppgavene på andre kolleger. 

Jeg blir veldig frustrert over at hun ikke gidder å lese e-poster for det sløser sånn med tiden. Jeg ventet på svar fra henne angående om hun kunne delta på en befaring, men hørte aldri fra henne. Jeg sendte påminnelse to dager før, og antok at hun bare ignorerte meg men regnet med at hun ville møte på befaringen. Det gjorde hun ikke. Alle vi andre involverte stod og ventet på henne. Etter nærmere 20 min fikk jeg tak i henne på telefon, og da ble hun snurt fordi jeg ikke hadde sagt fra om dato og klokkeslett. Fordi hun ikke møtte må vi gjenta befaringen en annen dag.

Jeg har snakket med min leder om dette og han forstår min frustrasjon og anbefaler at jeg fortsetter med e-poster ettersom det er det mest ryddige. Men når hun ikke gidder å svare blir det vanskelig å samarbeide med henne. Vet ikke hvordan jeg skal gripe dette an videre. 

Anonymkode: 4e6b1...08c

[AnonymBruker]

Håpløs dame. Hun kan da vel ikke velge bort å bruke mail?! 

Anonymkode: 08f52...8f0