Ustrukturert i kontorjobb

[AnonymBruker]

Føler at jeg surrer en del på jobb, litt problemer med å prioritere oppgaver og få gjort ting til riktig tid. Ofte dukker det opp hastesaker som jeg må ordne og da blir de mer langsiktige oppgavene/prosessene forskjøvet. 

Nå skal jeg etter hvert få flere oppgaver og mer ansvar, så jeg bør få på plass et system for å holde styr på dette her.

Noen som har noen tips og triks? Hvordan legger du opp dagene dine? Alt er velkomment. 

Anonymkode: 28333...867

[AnonymBruker]

Jeg har også det problemet med hastesaker som dukker opp og som forskyver alt jeg hadde planlagt å gjøre. Likevel prøver jeg så godt jeg kan å strukturere dagene mine. Det siste året har jeg egentlig brukt kalenderen outlook til dette. Faste oppgaver (f.eks. månedlig oppfølgingsarbeid) legges bestandig til et fast tidspunkt i måneden, så glemmer jeg det ikke av. Om jeg utfører en oppgave som skal følges opp etter x antall uker, legges dette bestandig inn i kalenderen og frem i tid med en gang oppgaven er utført, ellers forsvinner det raskt ut av hodet. Ellers legger jeg inn de oppgavene som haster mest først i kalenderen, så er jeg sikker på at det blir gjort. Dersom det er oppgaver som må gjøres etterhvert, men som ikke nødvendigvis haster i like stor grad, skriver jeg de opp på en gjøremålsliste. Oppgavene strykes ikke ut før de er helt avsluttet. I tillegg fargekoder jeg kalenderen.  Har en farge for møter, en for ting som haster ekstra, en for hjemmekontor, en for fravær etc.. Det hjelper meg med å få rask oversikt dersom jeg har det travelt (det vil si ekstra travelt, det er bestandig travelt....). 

Anonymkode: a7718...1a0

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (På 21.1.2022 den 17.30):

Jeg har også det problemet med hastesaker som dukker opp og som forskyver alt jeg hadde planlagt å gjøre. Likevel prøver jeg så godt jeg kan å strukturere dagene mine. Det siste året har jeg egentlig brukt kalenderen outlook til dette. Faste oppgaver (f.eks. månedlig oppfølgingsarbeid) legges bestandig til et fast tidspunkt i måneden, så glemmer jeg det ikke av. Om jeg utfører en oppgave som skal følges opp etter x antall uker, legges dette bestandig inn i kalenderen og frem i tid med en gang oppgaven er utført, ellers forsvinner det raskt ut av hodet. Ellers legger jeg inn de oppgavene som haster mest først i kalenderen, så er jeg sikker på at det blir gjort. Dersom det er oppgaver som må gjøres etterhvert, men som ikke nødvendigvis haster i like stor grad, skriver jeg de opp på en gjøremålsliste. Oppgavene strykes ikke ut før de er helt avsluttet. I tillegg fargekoder jeg kalenderen.  Har en farge for møter, en for ting som haster ekstra, en for hjemmekontor, en for fravær etc.. Det hjelper meg med å få rask oversikt dersom jeg har det travelt (det vil si ekstra travelt, det er bestandig travelt....). 

Anonymkode: a7718...1a0

Takk for svar! Dumt spørsmål men det vises ikke i kalenderen for andre? 

Anonymkode: 28333...867

[AnonymBruker]

Jeg bruker en bok-kalender da jeg synes det er mer oversiktelig. Skriver oppgaver for dagen opp der. Kommer det noe som haster gjør jeg det og går tilbake til oppgavelisten igjen.

Anonymkode: a2a4b...e13

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (35 minutter siden):

Jeg bruker en bok-kalender da jeg synes det er mer oversiktelig. Skriver oppgaver for dagen opp der. Kommer det noe som haster gjør jeg det og går tilbake til oppgavelisten igjen.

Anonymkode: a2a4b...e13

Helt vanlig almanakk liksom? Bruker du noen minutter på begynnelsen av dagen til å skrive opp? Hva gjør du med oppgaver som ikke blir ferdig, bare fører de opp neste dag?

Anonymkode: 28333...867

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (3 minutter siden):

Helt vanlig almanakk liksom? Bruker du noen minutter på begynnelsen av dagen til å skrive opp? Hva gjør du med oppgaver som ikke blir ferdig, bare fører de opp neste dag?

Anonymkode: 28333...867

Ja en almanakk, fører oppgaver regelmessig og på slutten av hver dag. Det som ikke ble ferdig flyttes til neste dag. Oppgaver med lang deadline får en påminnelse hver dag, feks 30 minutter hver dag.

Anonymkode: a2a4b...e13

[Tonka]

Jeg vil også proklamere min kjærlighet til kalenderen!

Alle faste oppgaver legges inn der. Hvis det dukker opp hasteoppgaver som gjør at jeg ikke rekker å fullføre det som ligger i kalenderen til avtalt (med meg selv) tid så utsetter jeg oppgaven slik at jeg ser at den ikke er gjennomført. Bruker også Tasks-appen der jeg har huskelister med forefallende oppgaver for i dag, denne uka og neste uke (tre lister). Starter dagen med å sjekke dagens liste, avslutter dagen med å oppdatere den for i morgen. Alle oppgaver som jeg blir tildelt i f.eks. møter føres inn der. 

Jeg er ganske strukturert og trenger nok egentlig ikke alt dette, men etter en stund blir det gøy – et slags spill som jeg vinner i hver eneste dag, hahah! 🙃

I starten vil du jo bruke litt tid på å lage deg et system som funker for deg, men ganske fort vil det spare deg for mye tid og pinlige forglemmelser. 

[AnonymBruker]

1 hour ago, AnonymBruker said:

Takk for svar! Dumt spørsmål men det vises ikke i kalenderen for andre? 

Anonymkode: 28333...867

Det gjør det, såfremt man ikke sett det som en privat avtale. Ofte skriver jeg ikke nødvendigvis så veldig utbroderende i kalenderen, det kan gjerne bare stå "økonomirapport mars" eller "møte A.E.D."  Det viktigste er at jeg selv husker mine egne påminnelser. I tillegg er det greit at leder og kolleger ser når jeg er fraværende.

Anonymkode: a7718...1a0

[AnonymBruker]

Just now, AnonymBruker said:

Det gjør det, såfremt man ikke sett det som en privat avtale. Ofte skriver jeg ikke nødvendigvis så veldig utbroderende i kalenderen, det kan gjerne bare stå "økonomirapport mars" eller "møte A.E.D."  Det viktigste er at jeg selv husker mine egne påminnelser. I tillegg er det greit at leder og kolleger ser når jeg er fraværende.

Anonymkode: a7718...1a0

For å rette meg selv litt... andre ser det så lenge kalenderen din er delt. Hvis den ikke er delt kommer det bare opp som en farget blokk, om jeg ikke tar mye feil.

Anonymkode: a7718...1a0

[AnonymBruker]

Jeg lager en liste på exel ark og har fargekoder på alle mine saker om når oppgaven skal gjøres, progress og når de er blitt gjort, jeg kopierer listen til ny uke og fjerner dem som er blitt gjort. 

Anonymkode: 327a5...7d9

[nomore82]

Skill mellom oppgaver som skal gjøres på et tidspunkt, og oppgaver som må gjøres men du kan gjøre de når som helst.

Oppgaver som skal gjøres en viss dag/tidspunkt legges inn i kalenderen. Og da setter du seg selv som opptatt og. Da skal oppgaven gjøres og du har ikke tid til noe annet. Dersom du ofte blir kalt inn til møter med andre bør du legge opp disse oppgavene tidlig på morgenen, rett før/etter lunsj eller rett før du går hjem. Da er kjernetiden mest mulig tilgjengelig for møter du blir kalt inn til.

Oppgaver som bare må gjøres, snarest, men ikke nødvendigvis på et gitt tidspunkt eller dag legges inn som nettopp det, oppgaver. Her må en huke av oppgaver som gjøres fortløpende og de man ikke blir ferdige med den ene dagen ligger automatisk tilgjengelig på toppen av lista neste dag.

Unngå fristelsen til å ha innboksen din som ei oppgaveliste. Får du en e-post med ei eller flere oppgaver så legger du disse over i kalenderen (om de skal gjøres ett visst tidspunkt) eller i oppgavelisten, og så arkiverer du e-posten. Hold antall e-poster i innboksen til færrest mulig. Helst null.

Så er det lurt å ta noen minutter på starten av dagen for å prioritere oppgavene dine for dagen, sjekke om du har glemt noe du skal gjøre og lignende. Prioriter å gjøre de tyngste oppgavene først på dagen. Ikke utsett de. Da blir de ikke gjort.

Så kan det være lurt å ta noen minutter på slutten av dagen og se igjennom det du har gjort. Av og til blir det glemt noe du har gjort. Disse oppgavene må hukes av listen så de ikke fyller opp og lager press/rot.

[AnonymBruker]

AnonymBruker skrev (5 timer siden):

For å rette meg selv litt... andre ser det så lenge kalenderen din er delt. Hvis den ikke er delt kommer det bare opp som en farget blokk, om jeg ikke tar mye feil.

Anonymkode: a7718...1a0

Ja, det kommer bare opp "privat avtale", vi andre kan ikke se mer enn det. 

Anonymkode: 838ae...c31