Hvordan kan jeg bli flinkere til å delegere oppgaver, og til å akseptere at ikke alt blir gjort slik jeg ville gjort det?

[AnonymBruker]

Langt frustrasjon-innlegg. Hvis du ikke orker å lese hele, bare gi meg noen tips om hvordan jeg kan lære meg å akseptere en lavere standard på kollegers arbeid. 

 

Jeg delegerte en arbeidsoppgave til kollegaen min i dag. Hun skulle ringe til en leverandør og stille noen spørsmål. Jeg sendte henne spørsmålene på mail, og poengterte hvilket spørsmål som var viktigst å få svar på. Jeg trodde dette ville være en enkel og rask oppgave, men hun brukte nesten en hel time i telefon med dem og fikk likevel ikke svar på ett eneste spørsmål … Jeg vet ikke hva de snakket om så lenge, om de skravlet om korona og været eller hva. Jeg fatter ikke hvordan det er mulig å ikke klare å få svar på minst ett av spørsmålene. 
 

Sjefen min sier til stadighet at jeg må bli flinkere til å delegere småoppgaver til henne, men det er sjelden ting blir gjort riktig. Det ender nesten alltid med at jeg må rette opp feil, eller rett og slett gjøre hele jobben selv fordi hun ikke overholder tidsfrister. Jeg blir så frustrert over hvor vanskelig det er å få ting gjort riktig! Hun sløser med tiden min når jeg først bruker tid på å gi henne oppgaven, så bruker tid på å spørre hvor langt hun er kommet, og så til slutt bruker tid på å rette alle feilene hun har gjort.
For noen uker siden ba jeg henne hente en produktkatalog fra arkivrommet, og da klarte hun ikke finne riktig mappe (enda de er tydelig markert) og attpåtil laget hun så mye rot at det tok rundt tre kvarter bare å rydde opp etter henne. Det hadde vært mye bedre om hun heller kom til meg og sa at hun ikke forstod arkivsystemet, så hadde jeg funnet det frem selv på noen få minutter. 
 

Jeg synes det er vanskelig å komme på oppgaver å gi henne, og særlig nå med hjemmekontor. Ber jeg henne skrive et brev er det fullt av stavefeil, har merkelig syntaks og helt feil oppsett, og enda jeg har vist henne hvordan et brev settes opp så fortsetter hun å gjøre feil. (Hun er etnisk norsk og snakker helt normalt, så hvorfor hun får så rar syntaks når hun skriver vet jeg ikke.)

En gang jeg ba henne printe ut noe ga hun opp fordi det ikke var papir i printeren. Hvorfor ikke spørre noen om hjelp, eller google bruksanvisningen? Hun tar aldri initiativ til noe, og jeg synes det virker som at hun bruker enhver unnskyldning til å sluntre unna og heller sitte på mobilen. 

Jeg synes selv at jeg gir klare og tydelige instrukser. Og jeg sier til henne at hvis hun trenger mer tid så er det greit, men da må hun si fra så fort som mulig for det fungerer ikke at hun kommer en halvtime før tidsfristen og sier at hun ikke har fått gjort det.
Jeg vet ikke hva jeg gjør feil, eller hva jeg kan gjøre annerledes for å få henne til å faktisk gjøre ting riktig. Når vi er på kontoret har det fungert noenlunde OK fordi jeg kan holde et øye med henne og minne henne på å legge bort mobilen, men nå som vi sitter på hvert vårt hjemmekontor synes jeg det er veldig frustrerende. 
 

Jeg prøver å si til meg selv at jeg bare må akseptere at folk har forskjellige måter å jobbe på, forskjellig tempo, og forskjellig standard for hva de synes er greit å levere fra seg. Men jeg blir likefullt frustrert over mye tid som sløses bort på ineffektivitet når jeg må gjenta og gjenta, rette opp småfeil og følge med på henne sånn at hun ikke sluntrer unna.
Begynner å lure på om jeg kanskje er en elendig kollega, og om det er mine forventninger som gjør at arbeidet hennes holder så lav kvalitet. Men jeg vet ikke hvordan jeg kan opptre annerledes. Jeg vet ikke hvordan jeg kan lære meg til å akseptere dårligere kvalitet på arbeidet. Men jeg er nødt til å prøve å gjøre ting på en annen måte, for dette er for frustrerende til at det holder i lengden. Jeg er redd for at jeg en dag får nok og begynner å kjefte på henne, og en sånn kollega vil jeg virkelig ikke være. Tar derfor i mot alle råd dere har.
(Tusen takk til deg som orket å lese alt dette!)

Anonymkode: 6eec3...2ca

[AnonymBruker]

Jeg tror kanskje hun merker holdningen din. Men prøv å ikke rydd opp etter henne. Bare spør om å få se resultatene på det hun har gjort? Hvis hun ikke har det klart, spør når hun har kan ha det gjort. 

Generelt sett, ikke si nøyaktig hva hun skal gjøre, men si hva du ønsker. For eksempel, ikke send henne spørsmål hun skal stille, men send henne svarene hun skal få. Når du spurte om hva hun hadde fått til svar, hva sa hun da? Spurte du om du kunne få svarene i løpet av dagen for eksempel? 

Du må stille henne til ansvar. Hvis du får pes for at dere ikke overholdt tidsfristen, henvend deg til henne og spør hvorfor det ikke har blitt gjort enda. Ingen takker deg for at du dekker over for henne. 

Anonymkode: 8a96a...92b

[AnonymBruker]

Er dere kollegaer på lik linje eller er du over henne i "rang" siden du skal delegere oppgaver til henne, passe på henne osv? Jeg tenker også at du må la henne gjøre en dårlig jobb og la sjefen se det.. det vil jo ikke gagne deg i lengden at du dekker over for henne og hjelper til hele tiden.

Tenker og du kan ta en prat med sjefen og si at det funker ikke å delegere oppgaver til henne for tiden og spør om du kan få ha dine oppgaver og om sjefen kan gi oppgaver direkte til henne. Så kan sjefen se hvordan det går og kanskje se hva som må gjøres.

Hun høres jo ærlig talt ubrukelig ut heller enn at du er problemet.. 

 

Ellers enig med brukeren over sitt svar

Anonymkode: 7bff6...80e

[AnonymBruker]

Det er ikke sikkert hun forstår oppgavene du gir til henne. Er hun ny? Da kan det være vanskelig å oppfatte hva oppgavene dreier seg om, og det kan også være vanskelig å spørre om oppklaring og hjelp (ettersom hun da ser dum ut). Har hun noe støtte/oppfølging av noen? Opplæring? Eller må hun «seile sin egen sjø»? Det er i så tilfelle uheldig, og jeg tipper situasjonen oppleves like vanskelig for henne. 

Anonymkode: 0054f...e53

[Mooza]

AnonymBruker skrev (41 minutter siden):

Begynner å lure på om jeg kanskje er en elendig kollega, og om det er mine forventninger som gjør at arbeidet hennes holder så lav kvalitet. Men jeg vet ikke hvordan jeg kan opptre annerledes. Jeg vet ikke hvordan jeg kan lære meg til å akseptere dårligere kvalitet på arbeidet. Men jeg er nødt til å prøve å gjøre ting på en annen måte, for dette er for frustrerende til at det holder i lengden. Jeg er redd for at jeg en dag får nok og begynner å kjefte på henne, og en sånn kollega vil jeg virkelig ikke være. Tar derfor i mot alle råd dere har.
(Tusen takk til deg som orket å lese alt dette!)

Himmel og hav for en detaljstyring. Hente noe på arkivet... ta ut en print. Fy faan for en ræva jobb. Hun tar jo ikke initativ fordi hun ikke har et ansvar. Hun blir bedt om å gjøre små ting som ikke krever noe annet enn at hun må lete rundt, som hun sikkert stresser med. 

Har hun ikke en ordentlig jobb, et ansvar for noe der hun må styre ting selv? 

Hvorfor sitter du og passer på henne? Du virker jo som en sjefa som sitter og passer på at hun er effektiv med gud vet hva. Ja, du høres ut som en kollega fra helvete. Djises.. Hjelp henne med små ting til hun er trygg i jobben, og ikke sitt der og fordøm og grin. Det du investerer i henne, vil jo komme tilbake ved at det blir lettere. Hun er utrygg og stressa, og gjerne ung? 

 

[AnonymBruker]

Du detaljstyrer altfor mye og er nok en kjip kollega på akkurat dette. Men det har du jo innsett selv. 

Du får gode tips i første svaret. Du må rett og slett slutte med detaljstyring og gi henne mer ansvar. Fortell hvilket resultat du ønsker, ikke hvordan du ønsker at hun gjør noe (for henne betyr det at alt hun gjør er feil). Vær på tilbudssida. Si at hun gjerne må spørre om det er noe hun lurer på. Når hun ikke engang klarer å finne en perm, eller nytt papir på kopirommet sier det seg selv at hun skulle hatt noen hun tør å spørre om hjelp. 

Det kan også lønne seg å ta en prat med leder om delegeringsproblematikken. Lederen din ser jo at du ikke er så god på dette. 

Anonymkode: 81a9d...91e

[AnonymBruker]

Mooza skrev (11 timer siden):

Himmel og hav for en detaljstyring. Hente noe på arkivet... ta ut en print. Fy faan for en ræva jobb. Hun tar jo ikke initativ fordi hun ikke har et ansvar. Hun blir bedt om å gjøre små ting som ikke krever noe annet enn at hun må lete rundt, som hun sikkert stresser med. 

Har hun ikke en ordentlig jobb, et ansvar for noe der hun må styre ting selv? 

Hvorfor sitter du og passer på henne? Du virker jo som en sjefa som sitter og passer på at hun er effektiv med gud vet hva. Ja, du høres ut som en kollega fra helvete. Djises.. Hjelp henne med små ting til hun er trygg i jobben, og ikke sitt der og fordøm og grin. Det du investerer i henne, vil jo komme tilbake ved at det blir lettere. Hun er utrygg og stressa, og gjerne ung? 

 

Joda, men det er ikke nødvendigvis så enkelt. Dersom TS har overordnet resultatansvaret og sjefen syntes resultatet til TS ikke er godt nok når hun delegerer deler av jobben til kollegaen sin, så er det jo en utfordring. Om ikke TS selv er leder, så burde det egentlig ikke være noen grunn til hun skal ha denne delegeringsjobben, så ville tatt en prat med sjefen slik at h*n kan delegere selv. 

Anonymkode: 365f0...2e9

[AnonymBruker]

1) Ikke rydd opp etter rotet hennes. Det må hun ordne selv. 

2) Gi henne litt friere tøyler til å løse en oppgave, men vær tydelig på når det skal leveres og hvilken standard. 

3) Kartlegg hva vedkommende er god på, kanskje brukes hun på helt feil områder. 

4) Dersom ting ikke leveres ihht standard eller tidsfrist må vedkommende som har personalansvar ha en samtale med henne. Hvorfor skjer det? Manglende opplæring? Motivasjon? En god kommunikasjon er viktig her. Dersom du stadig rydder opp etter henne kan det være at hun tror hun gjør en god jobb. 

Anonymkode: 5dac7...e20