Hjelp til å finne en type arkivering til et Boretslagskontor

[AnonymBruker]

Jeg er blitt bedt om å hjelpe borettslagskontoret (et ganske stort et som sådann, med mange boretslag tilhørende ett kontor) med å rydde opp i alle dokumentene deres. Nå har de bare mapper i word og bruker mye tid på å finne frem informasjon. Er det tilfeldigvis noen som jobber på en sånn type arbeidsplass som kan gi meg noen råd? Hva bør jeg lete etter og hvor bør jeg starte med å gjøre dette mer effektivt for dem?

Anonymkode: f9b3d...af9

[AnonymBruker]

Jeg skjønner ikke helt hva du mener med "mapper i Word"? Word er et tekstbehandlingsprogram. Mappestrukturen du får opp når du lagrer og åpner filer i Word ligger egentlig ikke i Word, men hentes fra Filbehandler. (Sikkert veldig dårlig forklart, sorry. ) 

Det høres jo ut som du snakker om digital lagring, og da er det enkleste å starte med å bygge opp en mappestruktur med Filbehandler, med mindre dere skal innføre et elektronisk arkivsystem eller bygge opp en database i Access e.l. Det er veldig vanskelig å gi noe særlig bedre råd uten mer info.

En mappestruktur i Filbehandler er forresten akkurat så ryddig eller kaotisk som dere gjør den.  Poenget er å tenke godt gjennom hvordan den bør bygges opp. 

Anonymkode: 4f792...17c

[AnonymBruker]

Takk for svar! Jeg har ikke vært der å sett på hvordan de gjør det enda, har bare blitt viderefortalt😊

Filbehandler, går det an å f.eks søke opp på tvers av mappene da? La oss si at hvert borettslag er en mappe, og de skal finne frem til Brannrutiner i hvert borettslag, kan man søke på tvers av alle mappene? Eller gå inn i hver mappe og søke?

Jeg lurer på om det beste er et elektronisk arkivsystem, men jeg har ikke så mye kunnskap til dette fra før av. Anbefaler du Access?

 

Anonymkode: f9b3d...af9

[AndreasBR]

1 minutt siden, AnonymBruker skrev:

Filbehandler, går det an å f.eks søke opp på tvers av mappene da? La oss si at hvert borettslag er en mappe, og de skal finne frem til Brannrutiner i hvert borettslag, kan man søke på tvers av alle mappene? Eller gå inn i hver mappe og søke?

Jepp!
Søkefelt oppe til høyre etter man går inn i mappen der filene ligger. 

Windowstast + E = Åpne filutforsker
 
 

[AnonymBruker]

Vet du om et sted jeg kan lese mer om Filbehandler? Eller er google tingen😅

Anonymkode: f9b3d...af9

[AnonymBruker]

2 minutter siden, AnonymBruker skrev:

Takk for svar! Jeg har ikke vært der å sett på hvordan de gjør det enda, har bare blitt viderefortalt😊

Filbehandler, går det an å f.eks søke opp på tvers av mappene da? La oss si at hvert borettslag er en mappe, og de skal finne frem til Brannrutiner i hvert borettslag, kan man søke på tvers av alle mappene? Eller gå inn i hver mappe og søke?

Jeg lurer på om det beste er et elektronisk arkivsystem, men jeg har ikke så mye kunnskap til dette fra før av. Anbefaler du Access?

 

Anonymkode: f9b3d...af9

For å starte på slutten: Access er et veldig bra program, men jeg har ikke nok erfaring med det til å kunne si om det er egnet for dere. Uansett må dere enten få tak i en ferdig oppbygget database som passer til deres bruk (dette kan være å få gratis eller koste penger, det vet jeg ikke), eller bygge opp en ny database fra bunnen. Det siste krever en del kunnskap for å få til en brukervennlig og praktisk database. Jeg har jobbet mye i Office oppigjennom, men Access er vel det "standard" Office-programmet jeg har vært borti som krever mest spesialkunnskap. 

Som AndreasBR sier kan det søkes på tvers av mapper i Filbehandler. Dvs. du plasserer deg langt nok opp i mappestrukturen til at du har alle mulige treff "under deg", og søker deretter på det du er ute etter. Om det er spesielle mapper som brukes veldig ofte kan du legge inn snarveier på venstre side, og du kan også lage egne mapper med snarveier i dersom du føler behov for å lage en permanent samling av info på tvers av borettslag. Selv har jeg f.eks. en struktur der jeg har samlet masse dokumenter om mange forskjellige prosjekter. Da har jeg laget en egen mappe på et ganske høy nivå som heter "kontrakter", der jeg har lagt inn snarveier til alle kontraktene som ellers ligger ganske langt nede i mappestrukturen på hvert prosjekt. 

Det finnes også egne systemer for eiendomsforvaltning som antakelig kunne være veldig praktiske, men de koster penger. Plania er f.eks. et slikt system, som bl.a. har store brukere som kommuner og Vegvesenet. Dette er også et system jeg bare såvidt har vært borti, og ikke kan si så mye detaljert om. Men det kan være verdt å undersøke. 

Anonymkode: 4f792...17c

[AnonymBruker]

(Eh, jeg kaller den filbehandler, men ser at den har endret navn til Filutforsker i W10. Microsoft har endret navn på den så mange ganger at jeg har mistet oversikten.)

Anonymkode: 4f792...17c

[AnonymBruker]

4 minutter siden, AnonymBruker skrev:

For å starte på slutten: Access er et veldig bra program, men jeg har ikke nok erfaring med det til å kunne si om det er egnet for dere. Uansett må dere enten få tak i en ferdig oppbygget database som passer til deres bruk (dette kan være å få gratis eller koste penger, det vet jeg ikke), eller bygge opp en ny database fra bunnen. Det siste krever en del kunnskap for å få til en brukervennlig og praktisk database. Jeg har jobbet mye i Office oppigjennom, men Access er vel det "standard" Office-programmet jeg har vært borti som krever mest spesialkunnskap. 

Som AndreasBR sier kan det søkes på tvers av mapper i Filbehandler. Dvs. du plasserer deg langt nok opp i mappestrukturen til at du har alle mulige treff "under deg", og søker deretter på det du er ute etter. Om det er spesielle mapper som brukes veldig ofte kan du legge inn snarveier på venstre side, og du kan også lage egne mapper med snarveier i dersom du føler behov for å lage en permanent samling av info på tvers av borettslag. Selv har jeg f.eks. en struktur der jeg har samlet masse dokumenter om mange forskjellige prosjekter. Da har jeg laget en egen mappe på et ganske høy nivå som heter "kontrakter", der jeg har lagt inn snarveier til alle kontraktene som ellers ligger ganske langt nede i mappestrukturen på hvert prosjekt. 

Det finnes også egne systemer for eiendomsforvaltning som antakelig kunne være veldig praktiske, men de koster penger. Plania er f.eks. et slikt system, som bl.a. har store brukere som kommuner og Vegvesenet. Dette er også et system jeg bare såvidt har vært borti, og ikke kan si så mye detaljert om. Men det kan være verdt å undersøke. 

Anonymkode: 4f792...17c

Tusen takk for godt svar! Jeg er rimelig blank på dette, men får bruke litt tid på å sette meg inn i det og se om det blir bra til slutt😄 Da får jeg søke litt på Filutforsker og håpe at jeg blir litt klokere

Anonymkode: f9b3d...af9

[AnonymBruker]

Jeg vil bare nevne det; det er ikke bare-bare å finne, velge, strukturere og implementere et nytt datasystem, spesielt ikke hvis IT-kompetansen er lav. Folk har en iboende motstand mot endringer, spesielt når det kommer til IT. Jeg ser jo at dette prosjektet ikke nødvendigvis er så omfattende, men det er likevel viktig å gjøre et grundig arbeid her. Du må kartlegge muligheter, fordeler og ulemper, kostnader, tidshorisont osv. så ledelsen kan ta et velinformert valg. Videre må du snakke med de ansatte for å finne en god struktur, en standard for å navngi filer osv., helst basert på hvordan de er vant til å jobbe. Du må få nøkkelpersoner med på laget, hvis ikke kan det feile, uansett hvor bra system du har valgt.

 

Anonymkode: 2eb99...0c5

[AnonymBruker]

5 minutter siden, AnonymBruker skrev:

Jeg vil bare nevne det; det er ikke bare-bare å finne, velge, strukturere og implementere et nytt datasystem, spesielt ikke hvis IT-kompetansen er lav. Folk har en iboende motstand mot endringer, spesielt når det kommer til IT. Jeg ser jo at dette prosjektet ikke nødvendigvis er så omfattende, men det er likevel viktig å gjøre et grundig arbeid her. Du må kartlegge muligheter, fordeler og ulemper, kostnader, tidshorisont osv. så ledelsen kan ta et velinformert valg. Videre må du snakke med de ansatte for å finne en god struktur, en standard for å navngi filer osv., helst basert på hvordan de er vant til å jobbe. Du må få nøkkelpersoner med på laget, hvis ikke kan det feile, uansett hvor bra system du har valgt.

 

Anonymkode: 2eb99...0c5

IT-komeptansen min er veldig lav, så jeg er veldig spent på dette prosjektet!

Det er nøkkelpersonene som har spurt meg om hjelp, så de er med på laget i hvertfall

 

Anonymkode: f9b3d...af9