17 mai arrangement på skolen

[AnonymBruker]

I år sitter jeg for første gang i en 17 mai komitee. Jeg lurer på hva om noen har noen gode råd og tips å dele. Det gjelder særlig det å få gjennomført et effektivt loddsalg og en effektiv loddtrekning.

Hvordan få til en god opprydding?

Hva slags info gir dere til foreldre i arrangør klassen?

Jeg er også nysgjerrig på hva slags informasjon dere som foreldre synes er fint å få. Holder det å få beskjed om at du skal stå i kiosken, eller bør man få beskjed om hvilke oppgaver man har (varme pølsevann, trakte kaffe, pakke ned kioskvarer)

Det klages masse på tidligere års arrangementer og hvor vanskelig det er å få folk til å bidra. Men etter å ha sett igjennom informasjonen som gis ut,  så tenker jeg at mye skyldes dårlig organisering fra 17. Mai komiteen.

Anonymkode: ba4b9...7b0

[AnonymBruker]

Har dere ikke planer fra tidligere år klare da? Jeg kan ikke skjønne hvorfor hver komité må finne opp hjulet på nytt. Dette burde organiseres på en måte slik at man gjenbruker planer, som selvsagt kan endres på hvis man finner bedre måter å gjøre ting på. Snakk med de som gjorde dette i fjor. Så synes jeg en måned før 17. mai er veldig sent å sende ut informasjon til foreldre og jeg hadde blitt skikkelig sur hvis jeg var en del av arrangørklassen og fremdeles ikke visste hva som var forventet av oss. Dette er for dårlig. Det kan aldri bli for mye informasjon. Skriv gjerne helt spesifikt hva som forventes så slipper dere masse spørsmål i etterkant. Og skriv ned alt som skjer på en slik måte at neste års komité kan bruke samme plan. Her går alt veldig greit fordi det er faste måter å gjøre det på som gjentas hvert år.

Anonymkode: 77715...f14

[AnonymBruker]

Hvis jeg skulle stå i pølsekiosk, ville jeg gjerne hatt en DETALJERT liste over arbeidsoppgavene. F.eks. hvor jeg finner ting, har de en stor pølsekjele tilgjengelig? Er alt handlet inn? Hva med vekslepenger? etc. Jo mer av dette som er ordnet, jo mindre stress på de som må jobbe.

Fint at du prøver å rydde opp i den dårlige planlegginga fra tidligere år

Anonymkode: 7970b...a7a

[AnonymBruker]

Detaljerte lister:

Pølsebod: 

Vaktlag 1:  periode 13.00-15.00 Kari, Truls og Mads: Kari ansvarlig (tlf) . Møter ved XX kl. 13  Pølser, lomper, ketchup, sennep, brus står i kjøleskap i kantina, Jens (tlfnr) har nøkkel,.Pølsepapir, pølseklyper, duk, penn, plakat, pengeveske, forkler, vippsnummer, pølsestativ, servietter, kokeplate står samlet i boden --der.(Jens tlfnr) har nøkkel,. Bordet står ... , strøm tas fra ...der. Setter opp bod, varmer vann, skriver plakat med priser.

Oppgaver: Hente bord, sette opp kokeplate, hente kjeler, sette på pølsevann, hente maten og det andre, skrive plakater, gjøre alt klart, varme pølser. 
Klokken 13.30: Boden åpner.

Lars (tlfnr) sørger for vekslepenger, og Jens er den som skal kontaktes hvis man trenger noe/går tom, han har nøkkel til lageret.

Vaktlag 2: 15.00-17.00. Anne (ansv, tlf)), Petter, Harald: Selger pølser.

Vaktlag 3: 17.00 til slutt. Oda og Ida (ansv.tlf) Pakker ned boden. Bord skal tilbake til klasserom... Alt som er til overs skal telles opp og skrives opp på liste: Antall pølsepapir, servietter, ketchup og sennep. Maten skal til skolens  lager og merkes FAU. Det andre skal pakkes i eskene og settes... Merkes FAU 17.mai. Listene gis til Jens (tlfnr). Søppel leveres ... Dukene tas med hjem og vaskes (Anne), leveres på skolen ved anledning (skal i boden til FAU).

Kakebod:

Vaktlag 1: kl.13.00 Per, Pål og Espen: Tar i mot kaker, skjærer opp, legger på fat, skriver plakater, henter bord osv....

..... Mest mulig info, og mest mulig delegert med telefonnumre og navn.

 

Anonymkode: 9c8b9...ab4

[AnonymBruker]

5 timer siden, AnonymBruker skrev:

Har dere ikke planer fra tidligere år klare da? Jeg kan ikke skjønne hvorfor hver komité må finne opp hjulet på nytt. Dette burde organiseres på en måte slik at man gjenbruker planer, som selvsagt kan endres på hvis man finner bedre måter å gjøre ting på. Snakk med de som gjorde dette i fjor. Så synes jeg en måned før 17. mai er veldig sent å sende ut informasjon til foreldre og jeg hadde blitt skikkelig sur hvis jeg var en del av arrangørklassen og fremdeles ikke visste hva som var forventet av oss. Dette er for dårlig. Det kan aldri bli for mye informasjon. Skriv gjerne helt spesifikt hva som forventes så slipper dere masse spørsmål i etterkant. Og skriv ned alt som skjer på en slik måte at neste års komité kan bruke samme plan. Her går alt veldig greit fordi det er faste måter å gjøre det på som gjentas hvert år.

Anonymkode: 77715...f14

Jo vi har noen planer klare fra tidligere år. Disse er desverre ikke så detaljerte når det gjelder selve gjennomføringen av arrangementet. Her er det ingen planer om å finne opp hjulet på nytt, mer et ønske om å beskrive hjulet bedre.
Informasjon om arrangementet har gått ut til arrangørklassene, og oppgave fordelingen er gjort.
Det jeg ønsker er at de som får en oppgave faktisk vet hva den innebærer og hva som forventes.
Som eksempel kan jeg nevne at de i alle år har slitt med nok folk til opprydding. Men det har heller aldri vært et slutt tidspunkt for arrangementet. Slik at de som er satt til å rydde opp skal gjøre det en eller annen gang i løpet av kvelden, når det begynner å bli lite folk.
Det samme gjelder opprigging, en eller annen gang på kvelden 16 mai.
Når det gjelder oppgaver i kiosken har løsningen vært å sette opp noen som har gjort det før, sammen med nye. Noe som har gitt gode resultater noen år og ført til masse kaos andre år. Derfor er jeg på jakt etter gode eksempler på gjennomføring, slik at gjennomføringen av dagen blir så god som mulig.
Så flott at dere har faste måter å gjøre tingen på, kunne du tenke deg å dele noen eksempler?

Anonymkode: ba4b9...7b0

[AnonymBruker]

5 timer siden, AnonymBruker skrev:

Hvis jeg skulle stå i pølsekiosk, ville jeg gjerne hatt en DETALJERT liste over arbeidsoppgavene. F.eks. hvor jeg finner ting, har de en stor pølsekjele tilgjengelig? Er alt handlet inn? Hva med vekslepenger? etc. Jo mer av dette som er ordnet, jo mindre stress på de som må jobbe.

Fint at du prøver å rydde opp i den dårlige planlegginga fra tidligere år

Anonymkode: 7970b...a7a

Takk

Ja jeg liker også å vite hva jeg går til. Min erfaring er at man kan få til det utroligste, bare alle vet hva som skal gjøres. 

Anonymkode: ba4b9...7b0

[AnonymBruker]

3 timer siden, AnonymBruker skrev:

Detaljerte lister:

Pølsebod: 

Vaktlag 1:  periode 13.00-15.00 Kari, Truls og Mads: Kari ansvarlig (tlf) . Møter ved XX kl. 13  Pølser, lomper, ketchup, sennep, brus står i kjøleskap i kantina, Jens (tlfnr) har nøkkel,.Pølsepapir, pølseklyper, duk, penn, plakat, pengeveske, forkler, vippsnummer, pølsestativ, servietter, kokeplate står samlet i boden --der.(Jens tlfnr) har nøkkel,. Bordet står ... , strøm tas fra ...der. Setter opp bod, varmer vann, skriver plakat med priser.

Oppgaver: Hente bord, sette opp kokeplate, hente kjeler, sette på pølsevann, hente maten og det andre, skrive plakater, gjøre alt klart, varme pølser. 
Klokken 13.30: Boden åpner.

Lars (tlfnr) sørger for vekslepenger, og Jens er den som skal kontaktes hvis man trenger noe/går tom, han har nøkkel til lageret.

Vaktlag 2: 15.00-17.00. Anne (ansv, tlf)), Petter, Harald: Selger pølser.

Vaktlag 3: 17.00 til slutt. Oda og Ida (ansv.tlf) Pakker ned boden. Bord skal tilbake til klasserom... Alt som er til overs skal telles opp og skrives opp på liste: Antall pølsepapir, servietter, ketchup og sennep. Maten skal til skolens  lager og merkes FAU. Det andre skal pakkes i eskene og settes... Merkes FAU 17.mai. Listene gis til Jens (tlfnr). Søppel leveres ... Dukene tas med hjem og vaskes (Anne), leveres på skolen ved anledning (skal i boden til FAU).

Kakebod:

Vaktlag 1: kl.13.00 Per, Pål og Espen: Tar i mot kaker, skjærer opp, legger på fat, skriver plakater, henter bord osv....

..... Mest mulig info, og mest mulig delegert med telefonnumre og navn.

 

Anonymkode: 9c8b9...ab4

Tusen takk, akkurat dette jeg er på jakt etter. Veldig fint å se en mal
 

Anonymkode: ba4b9...7b0

[Gjest Marillia]

Vi lagde til en perm med detaljer slik neste års arrangører hadde en mal, dette har fungert veldig bra. 

Det er lurt å sende ut informasjon om at man må bytte innbyrdes, da sparer dere mye arbeid for dere selv. Husk også å få med at enkelte av vaktlagene ikke kan gå hjem før alt er ryddet opp, har dessverre dårlig erfaring med folk som feks står to timer i pølsebod og går hjem før rydding starter. 

Om dere har mange nok til arbeidsoppgaver kan det være greit å sette opp et par foreldre som kan få ansvar for rydding etterpå, inkludert uteområdet. Ikke at de skal ta alt alene, men at dette blir en egen oppgaver. Det har dessverre lett for å bli arrangementskomiteen som må rydde om det ikke er gitt beskjed om annet   

God planlegging og detaljert beskrivelse er viktig! Lykke til  

[Wonders]

18 timer siden, AnonymBruker skrev:

Detaljerte lister:

..... Mest mulig info, og mest mulig delegert med telefonnumre og navn.

 

Anonymkode: 9c8b9...ab4

Vil bare takke for å respondere slik. Det er derfor KG er så super. 

 

Du får dagens rose!