Trenger hjelp i excel

[AnonymBruker]

Jeg har et stort excel-dokument, hvor navn, gateadresse, postnummer og sted (pluss masse annet) av opplysninger på personer ligger fordelt i kolonner, f eks navnene i kolonne A, gateadressen i kolonne B, postnummer i C osv.

 

Jeg skal skrive ut konvolutter og sende i posten til et stort antall av disse personene og skulle derfor laget en formel som gjør at riktig kombinasjonen av navn og adresse kobles sammen, men endres når jeg går videre til neste person. Gjorde et forsøk på å låse kolonnen for navn og holde raden variabel, men fikk det ikke til. Noen som kan hjelpe?

Anonymkode: 52f06...232

[tdm900]

Du må kjøre fletting, om det lar seg gjøre fra excel vet jeg ikke. Lærte det selv i word når jeg gikk kurs for lenge siden. Du må være nøyaktig i oppsettet av navn, adresse, postnr og sted. De må være angitt på toppen av respektive kolonner, ellers vil du ikke finne igjen de samme når fletting settes opp.

Det som er litt dumt, er at du nok har en siste versjon av office, det har ikke jeg, og da er det ikke lett for meg å geleide deg videre. Men søk opp "fletting" eller "flette" i Hjelp. Det skal komme opp der

[AnonymBruker]

Det beste er å gjøre dette i to forskjellige filer: En Excel-fil med alle adressene, altså databasen din, og en Word-fil der du fletter inn alle adressene. Her kommer en løs beskrivelse av hvordan du gjør det: 

Sørg for at databasen har en rad med lett gjenkjennelige overskrifter, og ingen tomme rader over adresselisten. 

I Word setter du størrelsen på dokumentet lik konvoluttstørrelsen din. Deretter går du på fanen Masseutsendelser. På knappen Velg mottakere velger du Bruk eksisterende liste, og leter deg frem til Excel-fila di. Nå har du koblet sammen filene dine. 

Deretter går du på knappen Sett inn flettefelt, og velger de forskjellige adressefeltene du trenger. Bruk linjeskift mellom feltene for å få ny linje, akkurat som når du skriver. Tilpass marger og tomme linjeskift for å plassere adressen på riktig sted på konvolutten. Du kan velge skrifttype og skriftstørrelse akkurat som når du skriver tekst. 

Når ting ser ut som du vil bruker du Fullfør og slå sammen for å flette. Du kan velge om du vil flette direkte til printer eller om du vil flette til et nytt dokument. Det siste valget gir deg muligheten til å se hvordan utskriften blir seende ut før du bruker opp konvolutter. Uansett vil du få en ny "side"/konvolutt pr. adresse. 

Om du finner en feil på en av konvoluttene etter at du har skrevet ut kan du rette opp feilen i Excel, åpne Word-dokumentet på nytt, og lete deg frem til riktig adresse ved å bruke "forhåndsvis resultater" og bla eller søke deg frem til den rette adressen. Da kan du printe akkurat den adressen uten å måtte skrive inn en manuell adresse på konvolutten eller printe hele haugen med konvolutter på nytt. 

Dette var ikke verdens beste forklaring, men det er egentlig ikke så vanskelig. Prøv deg frem litt før du setter på utskriften, så skal det nok gå bra. 

Anonymkode: d57b7...49c