Gå til innhold

Sjonglere og prioritere arbeidsoppgaver


AnonymBruker

Anbefalte innlegg

Jeg har helt til nå hatt en jobb hvor jeg har hatt få arbeidsoppgaver, og har kunnet styre tiden min helt selv. 

 

Nå har jeg derimot fått en jobb hvor det er masse småsaker, og noen store saker, og jeg sliter med å sjonglere og prioritere hva jeg skal gjøre. 

 

Et av problemene er å holde oversikt over sakene, hva jeg skal gjøre, hva jeg har gjort, osv. Nå har jeg laget meg et enkelt tekstdokument hvor jeg fører inn alle sakene jeg jobber med og oppdaterer etter hvert. Da går det lettere, så lenge jeg husker å oppdatere..

 

Men så er det å prioritere hva jeg skal jobbe med.. Spesielt alle småsakene blir jeg stresset av. Jeg sliter med å få satt i gang med de store oppgavene, som krever tid og mye konsentrasjon, mens jeg vet det er tusen mailer som må besvares og småting som egentlig bare tar 2 minutter, men som må gjøres, og som stjeler konsentrasjonen min. 

 

Det hjelper heller ikke at flere av oppgavene er i prosjekter med hyperaktive prosjektledere eller kunder som maser og blir sure fordi jeg ikke slipper alt jeg har i hendene og gjør det de vil NÅH! Men jeg kan jo ikke gjør alt samtidig, noe må vente, jeg klarer ikke skrive en mail med ene hånden og oppdatere et helt urelatert dokument med andre hånden, samtidig som jeg snakker i telefonen om en tredje sak. 

 

Jeg blir helt overveldet av det, i så stor grad at jeg ofte blir helt handlingslammet og ikke får gjort noe som helst. Nå for eksempel, er jeg på KG i stedet for å gjøre jobben min, for jeg er helt satt ut av hvilken prosjektleder jeg skal lystre.. 

 

Noen råd?



Anonymous poster hash: 2eeed...231
Lenke til kommentar
Del på andre sider

Fortsetter under...

Prioriter sakene i viktig/mindre viktig og haster/haster ikke kategorier, dvs. at saker som haster og er viktige får oppmerksomhet først og så videre nedover. Det må man, om man skal få det til å gå rundt.

 

Ta et møte med prosjektledere der du forklarer situasjonen, er man med i mange prosjekter samtidig så må man få dem til å forstå at man ikke alltid kan slippe alt man har i hendene.Ta gjerne også en samtale med den som er leder for deg om det ikke løser seg. Prioritere må man. 

 

Og ikke gjør feilen (som jeg har gjort tidligere) ved å bare jobbe masse ekstra. For i prosjekter og med kunder tar det uansett aldri slutt med henvendelser, uansett om du jobber 16 timer om dagen. Og jobber man så mye ekstra så fremstår du som at du har bedre kapasitet enn du har, og du får bare ennå mer å gjøre. 



Anonymous poster hash: 8a017...e8c
Lenke til kommentar
Del på andre sider

Hva om du deler inn arbeidsdagen i tidsblokker. F.eks at du starter dagen med å gå gjennom mail, sorterer etter viktighet. Bruker så 30-60 min på ting som haster, videresendt ting som du ikke får gjort noe med selv osv. Lag en egen kategori/prioritering for småting som hoper seg opp, men bare må gjøres, og sett av 20-30 min til det 2-3 dager i uka. Fordelingen av tid og hyppighet setter du opp selv, jeg bare lager et tenkt tilfelle her. Så har du en større bolk av tid du setter av til de store og mer omfattende prosjektene. Om folk stikker innom, så be de gjøre henvendelsen skriftlig, eller komme tilbake kl ... (Den tiden du har satt av til småting som hoper seg opp.) og ta det da.

Anonymous poster hash: 5a860...f1a

Lenke til kommentar
Del på andre sider

Dette er helt vanlig i ny jobb. Først, finn it når på dagen det er stille. Ofte er dette på morgenen. Da kan du gjøre konsentrasjonsarbeidet ditt. Har du fleksitid, kan du komme kl 07 enkelte dager for å få det gjort.

Deretter må du rett og slett gjøre som du allerede gjør, skrive liste. Bruke sunn fornuft mtp hva som haster og ikke haster.

Dette går seg til, du må bare bli litt varm i trøya. :)

Anonymous poster hash: d5c34...ecf

Lenke til kommentar
Del på andre sider

Du har fått noen gode råd allerede, prioritering er nøkkelen! Det er derimot lett å lage en liste over hva som bør gjøres først, det er noe helt annet å faktisk følge lista.

Jeg har lært to ting som hjelper: 1. Gjør ferdig en ting av gangen. Om du har startet på en oppgave må småoppgavene som dukker opp underveis vente til du er ferdig, ellers blir man somregel bare halvferdig med alt.

2. Spør om hjelp når det er mulig. Det er en ærlig sak om det blir mye arbeid, og det er ingen skam å be om hjelp.

Lenke til kommentar
Del på andre sider

Annonse

:ler: Har du fått jobben min?

Som de andre sier: prioriter! For min del lar jeg kunderelaterte ting som regel få førsteprioritet. Jeg sier "som regel" for jeg jobber i en produksjonbedrift der produksjonen må gå, så er det full stans der så må kundespørsmål vente. Men hovedregelen er kunder først, det er tross alt de som betaler lønna...

Andre masekopper har fått streng beskjed om å gi meg beskjed om når de må ha gjort oppgaven de ber om. Alle vil ha den gjort NÅ, men det betyr ikke at det nødvendigvis må være så raskt. Kortest mulig frist er "før lunch" eller "i løpet av dagen" og jeg speeder naturligvis opp tempoet om jeg kan. Andre innser at det holder egentlig om de får ting utført i løpet av et par dager eller før uka er omme.

Har etterhvert greid å få inn i hodet på de fleste at så lenge jeg får noenlunde rimelig handlingsrom så får de stort sett svarene i god tid før de virkelig må ha dem.

Lenke til kommentar
Del på andre sider

Opprett en konto eller logg inn for å kommentere

Du må være et medlem for å kunne skrive en kommentar

Opprett konto

Det er enkelt å melde seg inn for å starte en ny konto!

Start en konto

Logg inn

Har du allerede en konto? Logg inn her.

Logg inn nå
×
×
  • Opprett ny...